Heyo-monitorenraad
De monitorenraad van Heyo is een adviserend orgaan dat de stem van monitoren een structurele plaats geeft binnen de organisatie. Vanuit hun kampkennis en -ervaring en hun eigen leefwereld brengen monitoren waardevolle inzichten aan die bijdragen aan een kwaliteitsvolle, gedragen en toekomstgerichte werking van Heyo.
De monitorenraad fungeert als brug tussen de kampwerking en het Heyo-team en versterkt zo participatie, betrokkenheid en dialoog binnen de organisatie.
Daarnaast wil Heyo als jeugdwerkorganisatie een voorbeeld zijn op vlak van participatie van jongeren. De monitorenraad geeft jongeren eigenaarschap binnen de organisatie. We nodigen hen uit om hun eigen stem te laten horen en op een gelijkwaardige manier deel te nemen aan Heyo.
Doel en opdracht
Samen met de monitorenraad bouwt het Heyo-team aan een organisatie waar kinderen en jongeren zich veilig en gehoord voelen. De monitorenraad adviseert het Heyo-team over strategische, tactisch en inhoudelijke/operationele thema’s die relevant zijn voor de hele organisatie. De raad formuleert aanbevelingen en input vanuit de praktijk, met aandacht voor onder andere:
- nieuw aanbod (thema’s en locaties)
- vorming en ondersteuning van monitoren (uitdagend gedrag, specifieke zorgnoden …)
- bindings- en waarderingsbeleid,
- innovatie en optimalisatie van de kampwerking,
- …
De adviezen van de monitorenraad zijn niet bindend, maar worden steeds in overweging genomen. Tijdens de eerstvolgende samenkomst van de monitorenraad wordt telkens teruggekoppeld welke acties of beslissingen genomen werden op basis van de input van de vorige raad.
Daarnaast kan Heyo ad hoc beroep doen op de monitorenraad voor specifieke adviesvragen of opdrachten wanneer de expertise van monitoren een duidelijke meerwaarde biedt.
Samenstelling
De vaste leden worden door het team van leidinggevenden en de strategisch expert geselecteerd op basis van een motivatiebrief en kiezen onderling één voorzitter die de overlegmomenten voorbereidt en leidt en een secretaris die zorgt voor de verslaggeving.
Om de volledige organisatie te vertegenwoordigen dient het vaste team te bestaan uit minstens één (hoofd)monitor met ervaring in het begeleiden van ‘mini-ontdekkers’, één (hoofd)monitor vakantiekampen zonder overnachting (3-12 jaar) en één (hoofd)monitor vakantiekampen met overnachting. Het is wenselijk dat de leden minstens 3 vakantiekampen bij Heyo begeleid hebben.
Voor de variabele plaatsen wordt per samenkomst een open oproep gelanceerd via de nieuwsbrief van Heyo, zodat monitoren laagdrempelig kunnen deelnemen aan onderwerpen die hen aanspreken.
Werking
De monitorenraad komt drie keer per jaar fysiek samen. De overlegmomenten gaan door in één van de Helan hoofdkantoren (Brugge, Wilrijk en Gent). De data en uren worden op een redelijke termijn en minstens vier weken vooraf gecommuniceerd. Tijdens een eerste zitting beslist de monitorenraad welke rol een interne medewerker van Heyo heeft tijdens de samenkomsten, in functie van ondersteuning, inhoudelijke afstemming of autonomie van de raad. Na de samenkomst, wordt binnen de 10 dagen een verslag van het overleg verwacht. Tot slot zal de monitorenraad tweejaarlijks geëvalueerd worden. Op dat moment kan ook een nieuwe samenstelling van het orgaan bepaald worden.
Engagement en verantwoordelijkheid
Leden van de monitorenraad nemen deel vanuit een vrijwillig engagement. Met uitzondering van een kilometervergoeding voor de verplaatsing naar één van de Helan kantoren, ontvangen ze geen vergoeding. Hun betrokkenheid vertrekt vanuit motivatie en een passie voor het jeugdwerk. Aanwezigheid op alle geplande momenten is vereist. De monitorenraad heeft een adviserende rol. De leden zijn niet aansprakelijk voor beslissingen die door Heyo worden genomen op basis van de geformuleerde adviezen.
Vertrouwelijkheid
De monitorenraad werkt in een vertrouwelijke context. Informatie, standpunten en ervaringen die gedeeld worden binnen de raad blijven binnen dit kader, tenzij expliciet anders afgesproken. De leden van de monitorenraad dienen hiervoor schriftelijk akkoord te geven. Deze vertrouwelijkheid creëert een veilige ruimte voor open gesprek, kritische reflectie en eerlijke feedback.
Waarden en visie
De monitorenraad vertrekt vanuit de kernwaarden van Heyo:
Passie: kinderen en jongeren vormen het hart van Heyo. Om hen een onvergetelijk vakantiekamp te bieden gaan Heyo-medewerkers, -monitoren en -partners tot het uiterste. We helpen kinderen en jongeren om hun talenten te ontdekken, erkennen hen in hun eigenheid en bouwen vol goesting aan de toekomst.
Creativiteit: onze focus ligt op de weg, meer dan op de bestemming. Om die weg boeiend, leerrijk én fun te maken, is Heyo één brok creativiteit. Met een divers, vernieuwend aanbod en waardevolle invulling prikkelen we de nieuwsgierigheid van kinderen en jongeren.
Kwaliteit: wat we doen, willen we goed doen. We zetten de juiste personen op de juiste plaats, zorgen voor de ideale omgeving en beleving op kamp, werken professioneel en mikken op ‘steeds beter’.
Openheid: we hebben een open blik op de wereld en we denken en werken inclusief. Iedereen is welkom, met bijzondere aandacht voor wie kwetsbaar is. We zijn open in onze communicatie en luisteren naar iedereen.
De monitorenraad wil bijdragen aan een organisatie waarin monitoren zich gehoord, gewaardeerd en betrokken voelen, en waarin beleid en praktijk elkaar versterken.